Ein papierloses Labor muss kein leeres Versprechen sein

Unternehmen haben stark in Betriebs- und Labortools, Technologien und Produkte investiert, die der Steigerung der Produktivität, der besseren Verwaltung von Daten bzw. Informationen und der Optimierung ihrer geschäftlichen Prozesse dienen sollen.  Allerdings sieht die Realität so aus, dass die meisten Unternehmen ihre Investitionen nicht amortisieren können bzw. die vorgesehenen Produktivitätssteigerungen nicht erreicht haben. Dieser Artikel zeigt, wie mit einem papierlosen Labor durch Integration von Datensilos und Automatisierung von Laborabläufen die Effizienz, die Einhaltung von Richtlinien und die Qualität verbessert werden können.

Was ist ein papierloses Labor? 

Ein papierloses Labor ist vollständig im Unternehmen integriert und automatisiert Systeme durch den Wegfall manueller und fehleranfälliger Prozesse mit Papierdokumenten.Obwohl die meisten Unternehmen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen in zahlreiche Instrumente und Softwareprodukte im Labor, in der Fertigung und dem Unternehmen investiert haben, sind diese Systeme nicht nahtlos integriert, da sie Datensilos oder eigenständige Informationsspeicher erzeugen, die nicht miteinander kommunizieren.Durch die Automatisierung von Abläufen und die Integration dieser individuellen Lösungen jedoch können Unternehmen den Verwaltungsaufwand verringern, Effizienz und Durchsatz steigern, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen automatisieren, Kosten senken, die Zusammenarbeit fördern und schnellere, fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen (Abbildung 1).

Was ist das Problem von Papierdokumenten?

Die Vorteile von Papierdokumenten sind augenscheinlich.  Sie sind einfach zu verwenden, praktisch, tragbar und rechtlich vertretbar. Darüber hinaus müssen die Benutzer wenig (oder gar nicht) geschult werden, und der Ablauf hängt nicht von Datentypen ab.  Leider besitzen Papierdokumente auch einige erhebliche Nachteile.  Sie bergen Leider besitzen Papierdokumente auch einige erhebliche Nachteile.Sicherheitsrisiken, sind teuer, können nicht durchsucht werden, sind nicht kooperativ, es entstehen bedeutende Probleme bezüglich Aufbewahrung und, möglicherweise am wichtigsten, sie sind anfällig für Übertragungs- und andere -Fehler. In allen Abläufen ist die Handhabung von Papierdokumenten zudem fast immer eine manuelle Tätigkeit (durch einen Mitarbeiter). Und eine manuelle Tätigkeit ist von Natur aus fehleranfällig. Im besten Falle macht der Mensch bei der Ergebnisübertragung von einem Gerät durchschnittlich 3 bis 6 Fehler je 1.000 Ergebnisse. Typische Fehlerraten erhöhen sich auf 3 je 100 übertragene Ergebnisse (bzw. 30 Fehler je 1.000 Ergebnisse), wenn Berechnungen erforderlich sind oder Stress vorliegt.  Darüber hinaus lassen sich große Mengen papierbasierter Daten schwierig aufbewahren, und zu einem späteren Zeitpunkt ist es nahezu unmöglich, sie zu durchsuchen. 

Wie teuer sind eigentlich manuelle Fehler?

Nehmen Sie beispielsweise an, dass in Ihrem Büro 7 Personen jährlich 20 % ihrer Arbeitszeit mit dem Ausfüllen von Unterlagen verbringen.Dies umfasst die Dokumentation von Laboraufgaben (das Schreiben von Dokumenten zur Übermittlung von Ergebnissen oder das Prüfen von Unterlagen). Jede einzelne dieser Aktivitäten muss zudem protokolliert und in einigen Fällen von einer weiteren Person genehmigt werden. Wenn wir davon ausgehen, dass diese Arbeiten um 10 % reduziert werden könnten, bedeutet dies, dass 336 Stunden bzw. 42 Tage nun zusätzlich für produktivere und nützlichere Arbeiten zur Verfügung stehen würden. Wenn wir wiederum annehmen, dass dieselben Arbeiten um 20 % reduziert werden könnten, würden 672 Stunden bzw. 84 Tage zusätzlich für produktivere und nützlichere Arbeiten zur Verfügung stehen.

Bezogen auf die Kosteneinsparungen vergeuden Unternehmen bei einem Mitarbeitergehalt von jeweils 75.000 $ etwa 51 $/Stunde/Mitarbeiter bzw. jährlich 107.000 $ pro Mitarbeiter. Eine 10-%ige Reduzierung der Dokumentationsarbeiten von 7 Personen entspricht 77.000 $ pro Jahr, und eine Verringerung um 20 % entspricht 154.000 $ pro Jahr (Abb. 2).

Stellen Sie sich die Möglichkeiten vor, wenn man die Zeit reduzieren könnte, die die Mitarbeiter mit dem Zusammentragen von Berichten, der Vorbereitung von Proben, der Durchführung von Berechnungen usw. zubringen. Was könnte Ihr Unternehmen mit solchen Einsparpotentialen tun? An oberer Stelle stünde sicherlich, dass Ihre Wissenschaftler und Labormitarbeiter in der Lage sein werden, mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufzuwenden, die Einnahmen generieren.

Warum sind Kunden jetzt auf der Suche nach einem papierlosen Labor?

Dies sind keine neuen Erkenntnisse. Unternehmen haben den möglichen Nutzen einer Integration im gesamten Unternehmen längst erkannt, haben den Schwerpunkt aber auf andere Prioritäten gelegt. Erst kürzlich haben Unternehmen bei kontinuierlichen Bemühungen um Kostenreduktionen ihre Aufmerksamkeit auf die Automatisierung von Laborprozessen und Geräten, die Integration dieser Daten in bestehende ERP-, LIMS-, ELN- und CDS-Systeme usw. gerichtet.

Wenn diese Tools und Technologien aber nicht miteinander verbunden werden und getrennt auf sie zugegriffen wird, besteht das Problem, dass sie mehrere separate Datenbestände erzeugen. Das Zusammenstellen von Daten aus mehreren Systemen ist mühsam, sodass die Benutzer häufig auf Tabellen zurückgreifen werden, um die von ihnen benötigten Daten zu erhalten. Daten liegen im gesamten Unternehmen verstreut vor, sowohl intern (F&E, Fertigung, nach Standort, funktionell usw.) als auch extern (Vertragsunternehmen, Zulieferer, Forschungseinrichtungen usw.). Zur Verschärfung des Problems wird die Integrationsaufgabe noch durch neuere Möglichkeiten (Tablet-PCs und mobile Geräte) erschwert.

Wenn diese Systeme weiterhin getrennt bleiben, kann man Investitionen nicht maximieren, und es werden unnötige Ineffizienzen und Fehler eingebracht. Neben der Tatsache, dass erwartete Kapitalrenditen nicht erzielt werden, ist man möglicherweise auch nicht in der Lage, benötigte Daten zu finden bzw. auf eine Weise einzusehen, dass schnelle und fundierte Entscheidungen möglich sind.  Was ist das Endergebnis? Unternehmen sind erheblichen Gefahren ausgesetzt, die von beeinträchtigter Produktqualität über verspätete Entscheidungen bis zur Markteinführung schlechter Produkte reichen können.  

Wie Sie sich für ein papierloses Labor entscheiden können

Wenn Sie Ihre Möglichkeiten für die Schaffung eines gut integrierten papierlosen Labors betrachten, sollten Sie nach einem Angebot Ausschau halten, das folgende Eigenschaften vereint: eine solide Methodik für die Analyse Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe, eine hochmoderne Technologie, die Ihre Laborabläufe optimiert, sowie umfassende Dienstleistungen zur Implementierung des papierlosen Labors und zur Unterstützung der laufenden Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Die Implementierung einer solchen Lösung sollte mit einerMethodik beginnen. Dazu zählt eine umfassende Analyse, um die bestehende Laborautomatisierung und Geräteintegration sowie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens zu beurteilen. Die Beurteilung sollte potenzielle Kapitalrenditen und betriebliche Gewinne aufzeigen, sowie einen Plan zur Verfügung stellen, in dem gezeigt wird, wo aktuelle Arbeitsabläufe auf menschlichen Eingriffen beruhen (häufige Ursache von Engpässen oder Fehlern).

In Bezug auf die Technologie sollte das von Ihnen ausgewählte Angebot die bestehenden Investitionen Ihres Unternehmens nutzen, selbst wenn diese bei unterschiedlichen kommerziellen Anbietern erworben worden sind. Die ideale Lösung sollte Geräte und Ausrüstungen integrieren, indem Datenquellen mit den Bestimmungsorten der Daten über eine einzige Schnittstelle verbunden werden. Eine auf dem neusten Stand der Technik beruhende Integrations-Middleware ist in der Lage, die verschiedenen Gerätesprachen umzusetzen und die Rohdaten zur Datenarchivierung in ein anbieterneutrales Speicherformat umzuwandeln.  Schließlich sollte die Investition in ein papierloses Labor durch Schritthalten mit den technologischen Fortschritten innerhalb und außerhalb der Laborumgebung in der Lage sein, den Zugriff auf Rohdaten und Geräte von einem beliebigen Webbrowser oder mobilen Gerät zu ermöglichen.

Und zu guter Letzt sollte der Anbieter Ihrer Lösung vor und nach der Implementierung Beratungsdienstleistungen anbieten, die gewährleisten, dass der papierlose Ablauf ständig optimiert wird, wenn sich die Laborumgebung ändert oder es aufgrund der geschäftlichen Anforderungen notwendig ist.

Fazit

Wenn Ihr Unternehmen stark in Betriebs- und Labortools, Technologien und Lösungen investiert hat, man die Investition aber nicht amortisieren bzw. die von derartigen Investitionen versprochenen Verbesserungen bei Produktion, Effizienz und Datenverwaltung nicht sehen kann, sollte das Konzept des papierlosen Labors ernsthaft in Betracht gezogen werden. Mit einer derart integrierten, nahtlosen Umgebung können nicht nur die Einhaltung von Richtlinien und die Qualität verbessert werden, indem Datensilos wegfallen und separate Datenbestände im gesamten Unternehmen miteinander verbunden werden, sondern es steht Ihren Wissenschaftlern und Laborfachkräften mehr Zeit für wertschöpfende Forschung, neue Produktentwicklungen oder andere Aktivitäten zur Verfügung, die in Ihrem Unternehmen für zusätzliche Einnahmen sorgen.

Susan Najjar ist die Leiterin des Bereichs Marketing für die IT-Abteilung bei Thermo Fisher Scientific, 22 Alpha Road, Chelmsford, MA. Frau Najjar über den Knopf "Jetzt Infos anfordern" erreichbar.