Auswahlstrategien auf dem Weg zum LIMS

Die Auswahl und Einführung eines Laborinformations- und Managementsystems (LIMS) stellt für jedes Labor eine Herausforderung dar. Die möglichen Auswirkungen auf etablierte Arbeitsabläufe wie auch die Größenordnung der Investition führen sehr bald zu Diskussionen über die beste Auswahlstrategie, um den passenden Anbieter und die richtige LIMS-Lösung zu finden. Nachweislich Erfolg versprechend sind Vorgehensweisen, die Labor- und LIMS-spezifisches Know-how miteinander kombinieren und sich dabei an Regeln typischer IT- bzw. Organisationsprojekten orientieren. Dies gilt unabhängig von der Größe des Labors oder des Projektes.

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Informationstechnologie im Labor

Moderne Labors sind es gewohnt IT-Lösungen einzusetzen, um Ihre Aufgaben zu bewältigen. Dies reicht von der Steuerung des Titrationsautomaten über die Chromatographieauswertung bis hin zur Nutzung von MS Office zur Datenaufbereitung. Die Einführung eines LIMS hat jedoch eine andere Qualität. Nicht mehr die Einzelaufgabe steht im Vordergrund, sondern das Zusammenspiel aller Arbeitsschritte, im Sinne eines koordinierten, EDV-gestützten Workflows. Der Erfolg im Hinblick auf Arbeitserleichterung bei Planung, Datenerfassung, Auswertung oder Recherche hängt davon ab, dass das LIMS die Arbeitsabläufe bestmöglich abbildet. Dazu müssen die Prozesse und die daraus resultierenden Anforderungen dem Software-Hersteller so vermittelt werden, dass er eine erste Grundlage für die notwendige Konfiguration bzw. Anpassung der LIMS-Software erhält, da Standard-LIMS Produkte die etablierten Laborstrukturen nur partiell abbilden. Gleichzeitig wird damit die Basis für eine solide Kosten- und Zeitkalkulation geschaffen.

Die Auswahl und Einführung eines LIMS unterscheidet sich deutlich von der Beschaffung eines Analysengeräts. Softwarespezifikationen sind im Gegensatz zu technischen Geräteangaben weich, Vorstellungen über Produkteigenschaften differieren in den Köpfen von Kunden und Anbietern. Verschärft wird diese Situation durch ansprechende grafische Bedienoberflächen, die Einfachheit suggerieren, obwohl LIMS-Applikationen gerade in der individuellen Abbildung eines spezifischen Laborablaufs oft komplex sind. Darüber hinaus müssen häufig übergreifende Anforderungen wie die Integration in die Unternehmens-IT berücksichtigt werden.

Die Vielfalt der LIMS-Produkte am Markt, ihr unterschiedlicher technischer und funktionaler Entwicklungsstand sowie ihre variierenden Schwerpunkte in Bezug auf die angesprochene Zielgruppe erfordern mehr denn je die intensive Auseinandersetzung mit den angebotenen Produkten, um die richtige Wahl für das eigene Labor zu treffen. Doch der Erfolg ist planbar. Alles was nötig ist, ist eine systematische Vorgehensweise, ein qualifiziertes Team und ausreichende Ressourcen – zeitliche wie finanzielle.

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Projektorganisation und Planung

Ein wesentlicher erster Schritt zum erfolgreichen LIMS ist es, das Vorhaben als Projekt zu begreifen und auch so durchzuführen.

Das Management sollte ein besonderes Augenmerk auf die Zusammensetzung des Projektteams haben. Erfahrene Mitarbeiter aus dem Labor eignen sich in idealer Weise, um die Anforderungen an ein LIMS zu definieren und deren Umsetzung ins reale System zu unterstützen. Neben einem qualifizierten Projektleiter mit ausreichenden Befugnissen, sollten weitere Teammitglieder spezifisches EDV- und LIMS Know-how einbringen. Dies können Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie temporär auch externe Spezialisten sein, die beratend zuarbeiten und das LIMS-Projekt steuern.

Zentrale Aufgabe der Projektgruppe ist es, die LIMS-Auswahl durchzuführen und die Einführung des Systems über Monate zu begleiten. Dabei muss die Teamgröße an das Projekt angepasst sein – aus ökonomischen wie aus Effizienz-Gründen.

Neben der Definition der Projektziele und Randbedingungen ist eine Zeit- und Ressourcenplanung für die Auswahl und Einführung des LIMS vorzunehmen. Aus der Erfahrung vieler Projekte empfiehlt sich eine Gliederung in die wesentlichen Arbeitsschritte, wie sie in der folgenden Tabelle skizziert sind.

Bereits während der Projektorganisation sollten Informationen über den LIMS-Markt zusammengetragen werden, um so einen Eindruck über die Möglichkeiten moderner Systeme zu erhalten und um diese Kenntnis in die Anforderungsdefinition einfließen zu lassen.

Systemanalyse und Auswahl

Grundlage für eine qualifizierte Systemauswahl ist die klare Fixierung der funktionalen und technischen Anforderungen des Labors an das LIMS. Ein bewährter, Erfolg versprechender Weg ist die Erstellung eines Lastenhefts, das auch als Ausschreibungsgrundlage genutzt werden kann.

Alternative Techniken, die auf den ersten Blick Zeit und Kosten sparen, liefern meist keine klare Leistungsspezifikation, was im Ernstfall nachteilig für den Kunden ist; z.B.:

• Produktpräsentationen auf Fachmessen oder bei hausinternen Vorführungen bieten die Chance, sich über Handhabung und Funktionalität eines LIMS-Produkts zu orientieren. Die Funktionalität kann dabei nur in Teilen beurteilt werden, so dass Schwächen, die in der Realisierungsphase Probleme und Mehrkosten bereiten können, unerkannt bleiben.
• Die Prototyping-Technik, bei der vom Labor vorgegebene Aufgabenstellungen in einem Workshop ansatzweise im LIMS-Produkt abgebildet werden, erlaubt eine vertiefende Betrachtung eines Systems. Damit lassen sich Flexibilität und Realisierungschancen beurteilen, ohne dass jedoch eine Leistungsspezifikation abfällt, gegen die das LIMS später abgenommen werden kann. Daher ist dieser Weg eher für die finale Ausscheidung geeignet.

Anforderungs- und Workflow-Analyse

Die bereits angeführte Lastenhefterstellung zur Fixierung der Anforderungen an das LIMS schließt die Techniken Produktpräsentation oder Prototyping nicht aus, sondern hebt sie auf ein anderes Niveau. Die intensive Auseinandersetzung des Projektteams mit der Materie LIMS bietet im Rahmen der Bedarfsanalyse die Chance, nicht nur eine gute Basis für die LIMS-Auswahl zu schaffen, sondern auch Optimierungsmöglichkeiten der laboreigenen Abläufe zu erkennen. So kann eine vorgeschaltete Workflow-Analyse, welche die Arbeitsprozesse durchleuchtet und im Hinblick auf den IT-Einsatz optimiert, zu einer deutlichen Nutzensteigerung führen. Dabei bietet es sich an, diesen Teil als separaten Projektabschnitt zu definieren und Spezialisten hinzuzuziehen. Eine Zusammenfassung für den LIMS-Anbieter gibt diesem zudem einen Eindruck über die Arbeitsabläufe, so dass die LIMS-Anforderungen im Kontext gesehen und besser eingeschätzt werden können.

Lastenheft

Der wesentliche Bestandteil des Lastenhefts ist die funktionale und technische Anforderungsspezifikation. Dieses so genannte Soll-Konzept orientiert sich an den Workflows des Labors wie auch anderer betroffener Bereiche und berücksichtigt deren spezifischen Unterstützungsbedarf durch ein LIMS. Daneben sind auch technische Aspekte zu berücksichtigen. Themen sind z.B.:

• Probeneingang, -vorbereitung und -verteilung
• Planung und Durchführung der Analytik/ Laboraufgaben
• Datenerfassung, -aufbereitung und -auswertung
• Berichtswesen, Labormanagement
• Schnittstellen zu anderen Anwendungen im Labor oder Unternehmen
• Anforderungen an Ergonomie, Systemtechnik und Datenhaltung

Die Erarbeitung des Anforderungsprofils (Soll-Konzept) erfordert seitens des Projektteams eine intensive Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen der zukünftigen Anwender bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Möglichkeiten moderner LIMS-Software. Dabei müssen unterschiedliche Vorstellungen einzelner Laborgruppen zu einer einheitlichen LIMS-Lösung zusammengeführt werden, um ein Maximum an IT-Unterstützung und Akzeptanz zu erzielen. Erfahrung ist nicht nur bei der Moderation sondern auch bei der LIMS-konformen Formulierung der Anforderungen nötig. Dies gilt umso mehr, wenn das breite Aufgabengebiet des Labors Lösungen über das LIMS hinaus erfordert, wie beispielsweise Rohdatenarchivierung, elektronische Laborjournale (ELN) oder Kommunikation mit Außenstellen oder Servicepartnern.

Das Soll-Konzept bildet die Basis für die Angebotskalkulation seitens des Herstellers und sollte daher genau und umfassend sein, ohne jedoch dem LIMS-Anbieter Detailvorgaben zur Realisierung zu machen. Wesentlich ist, dass das Anforderungsprofil so gestaltet wird, dass es später zur Abnahme des Systems genutzt werden kann, d.h. zur Vollständigkeitsprüfung der geforderten Funktionalität oder im geregelten Bereich auch zur Validierung (PQ) herangezogen werden kann.

Wenn eine Ausschreibung des LIMS geplant ist, sollte das Lastenheft um die entsprechenden Themen ergänzt werden, wie Terminvorgaben, Projektaspekte, Ausschluss-Kriterien, gewünschte Angebotsstruktur oder kommerzielle Anforderungen.

Entscheidungsfindung

Zur Vorselektion geeigneter, anzusprechender Anbieter können eigene Marktrecherchen, publizierte Produktübersichten oder auch herstellerunabhängige Berater dienen. Die Zahl der einbezogenen Anbieter sollte bei 5, maximal bei 10 liegen. Da qualifizierte Angebote auch für den Hersteller sehr aufwendig sind, gebietet es die Fairness, nur chancenreiche Kandidaten anzusprechen und diesen 4-6 Wochen Zeit zu bewilligen.

Für die Entscheidungsfindung nach Rücklauf der Angebote hat sich eine Vorgehensweise mit mehreren, aufeinander aufbauenden Schritten bewährt. Durch eine systematisierte Angebotsbewertung mit gewichteten Entscheidungskriterien lassen sich die Anbieter auf eine kleine Spitzengruppe reduzieren. Deren LIMS sollte über Produktpräsentationen mit Workshop-Charakter und über Referenzkundenbesuche geprüft werden, um so die Entscheidung abzusichern. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der richtige Partner nicht nur durch seine LIMS-Software definiert ist, sondern auch durch das Team, das dahinter steht und die eigentliche Lösung realisiert.

Fazit

Die Auswahl des richtigen LIMS für das eigene Labor ist von wesentlicher Bedeutung, beeinflusst es doch Organisation und Effizienz über viele Jahre. Fehlschläge bei IT-Projekten liegen gemäß Studien primär an unklaren Anforderungen, fehlenden Ressourcen und unzureichendem Projektmanagement. Der Erfolg einer Systemauswahl und LIMS-Einführung lässt sich jedoch steuern. Systematisches Vorgehen, kompetente Teams und Professionalität sind die Voraussetzung dafür.